Gestión de Organizaciones no gubernamentales (ONG)

Versión: 1.2

El programa permite al operador del mismo llevar un registro digital de los usuarios asociados a la ONG, añadiendo una ficha para cada persona que asiste o está vinculada a la misma. Es muy sencillo, se crea una ficha por usuario, en la cual se podrán incluir todos los datos personales, las fechas en las que recibe seguimientos y servicios así como detalles de cada uno de ellos.

Desde la sección -Documentos- el operador podrá crear fácilmente plantillas de documentos (ej.: certificados de asistencia a servicios, constancias de seguimientos y acogida, etc.). Con sólo seleccionar la ficha de un usuario el programa incluirá los datos del mismo en la plantilla del documento a emitir.

También encontrará dos agendas, una de citas programadas y otra en la que podrá incluir los programas de servicios que se impartirán en la ONG. En esta última podrá ver rápidamente los asistentes a los servicios, el historial de cursos impartidos de ese servicio, etc. Además dispondrá de dos secciones para gestionar los servicios y los técnicos, trabajadores sociales, voluntarios, etc. de la ONG.

El programa se ajusta a las normas establecidas en algunos países en el tratamiento de datos protegiéndolos con contraseña para su visualización o su modificación. Además vincula de forma codificada los datos de nivel 3 en las fichas de los usuarios para que éstos nunca se puedan relacionar con el usuario al que pertenecen si se accederia sin utlizar este programa.

Ver resumen de los datos que
puede almacenar este programa

Contraseña inicial de desbloqueo: G_ONG-admin-cowsoft.net
Copie este código y péguelo en el programa.

Imágenes del programa


Detalles sobre el funcionamiento

+ 27 de septiembre de 2012 - Incluido un campo para introducir el número de expediente físico del usuario de la ONG.
+ Ampliados los campos para almacenar los datos de la profesión y ocupación del usuario.
+ Arreglados algunos errores informados por los usuarios en la impresión de la fotografía vinculada en la ficha del usuario.
+ Corregidos pequeños errores en el funcionamiento general de la aplicación.

+ Gestión del registro de usuarios, agenda de citas programadas, base de datos de servicios, base de datos de técnicos, voluntarios, etc., agenda de servicios, emisión de documentos: Añadir, modificar y eliminar datos. Búsqueda por nombre, número de registro, teléfono, etc.

+ Interacción entre las secciones del programa: «Registro de usuarios», «Servicios», «Agenda», «Técnicos», «Agenda de servicios». Por ejemplo se puede añadir un servicio programado en la ficha del usuario o crear una cita programada para un usuario desde si ficha.

+ Proteger el programa y los datos de nivel 3 mediante contraseña. Así los datos de sus usuarios estarán sólo a disposición del operador que tenga acceso mediante nombre de operador y contraseña si el administrador le abre una cuenta.

+ Se pueden crear varios operadores del programa y darle permisos para poder acceder o no a las secciones protegidas como los datos de usuario de nivel 3.

+ Imprimir datos de los usuarios, emitir documentos utilizando plantillas preconficuradas, imprimir datos de los técnicos, voluntarios, etc., de los servicios que ofrece la ONG, de la agenda de citas y de la agenda de servicios.

+ Copias de seguridad: Crear y restaurar copias de seguridad de la base de datos del programa. La copia de seguridad se puede crear manual o automáticamente, según lo decida el operador.

+ Gestionar las plantillas para crear los documentos que se emitirán en la ONG (ej.: certificados de seguimientos, constancias de asistencia, hojas de registro, etc.)



Registro de usuarios:

+ El usuario podrá añadir, eliminar o modificar los datos en la ficha de cada usuario, entendiéndose por usuario toda persona que está inscrita en la ONG para veneficiarse de sus servicios.

+ Además puede interactuar con las secciones «Servicios», «Técnicos, voluntarios, etc.» y «Agenda» para seleccionar los datos y crear citas programadas para un usuario.

+ Cada persona que pertenezca a la ONG tendrá una única ficha con todos los datos personales, las fechas de los seguimientos recibidos y los servicios en los que ha participado o en los que se integrará.


Emisión e impresión de documentos:

+ El operador accede a esta sección desde el menú de la ventana principal del programa o bien desde la ficha de un usuario.

+ Si accede desde el menú principal el operador tendrá acceso a todos los registros guardados en el registro de usuarios.

+ Si lo hace desde la ficha de un usuario sólo podrá emitir el documento para esa persona.

+ La gestión de las plantillas de documentos es muy sencilla. El operador podrá crear, modificar o eliminar plantillas.

+ Las plantillas tendrán en su contenido las etiquetas que el programa reemplazará con los datos del usuario que el operador seleccione. Así por ejemplo el operador incluye una etiqueta «Nombre» que el programa sustituirá por el nombre real que aparezca en el registro de usuarios para el usuario que haya seleccionado.

+ Las plantillas se pueden editar con cualquier procesador de texto y enriquecer su diseño añadiendo color al texto, varios tamaños de texto, resaltarlo en negrita, surayado, etc., siempre respetando las etiquetas que se encontrarán entre angulitos que sólo podrán ser modificadas en su aspecto (color, tamaño, tipo de letra, etc.) pero no se deben eliminar ni los angulitos ni la palabra que se encuentra entre ellos. (ej.:«Nombre»)

+ Las plantillas harán que emitir un documento para un usuario sea fácil y rápido. Sólo hay que seleccionar la ficha del usuario, abrir la sección documentos, seleccionar la plantilla e imprimir dicho documento.



Agenda de citas previas

+ Aquí podremos crear las citas programas para las personas que quieran reunirse con el operador.

+ En las opciones del programa podrá decidir el número máximo de citas diarias. El programa mostrará en colores los días libres, ocupados o llenos. Aunque un día haya alcanzado o pasado el máximo de citas el operador puede crear una nueva cita para ese día.

+ Si abre la «Agenda» desde una ficha de un usuario, en la cita que va a crear aparecerán los datos de la ficha del usuario para evitar tener que teclearlos de nuevo. Así podrá acceder a su ficha desde el calendario de la ventana principal del programa.

+ El programa puede mostrar los nombres de las citas programadas para un día concreto en el calendario de la ventana principal del programa.

+ Es recomendable ir borrando de vez en cuando las citas con más de un mes de antigüedad para que la búsqueda de citas no se demore demasiado.



Servios

+ Es una base de datos que deberá ir cumplimentando el operador, incluyendo los tipos de servicios que ofrecerá e impartirá la ONG.

+ Puede añadir, modificar y eliminar tipos de servicios. Los datos se enviarán a la sección técnicos (trabajadores sociales, voluntarios, etc.) cuando el operador los solicite desde allí y a la agenda de servicios, para programar los cursos de servicios que tendrán lugar en la ONG.



Técnicos, trabajadores sociales, voluntarios, etc.

+ Gestión de los datos de los técnicos. Es una base de datos que también deberá ir cumplimentando el operador.

+ Añadir, modificar y eliminar fichas de los técnicos.

+ Los técnicos tendrán vinculadas los tipos de servicios que podrán impartir en la ONG.



Agenda de servicios

+ Puede programar desde aquí los cursos o planes de servicios que tendrán lugar en la ONG.

+ Añadir, modificar y eliminar programas de servicios.

+ Vincular asistentes. El programa mostrará los asistentes al curso de servicio programado siempre que el operador haya seleccionado en la ficha de un usuario que éste participará en ese servicio (por ejemplo: Curso de idioma - Año 1º).



Bloquear el programa y copias de seguridad

+ El administrador del programa tendrá acceso a todas las partes de la aplicación y a la gestión de operadores. Podrá dar persmiso a los mismos para acceder a los datos de nivel 3 en las fichas de los usuarios.

+ El administrador y el operador podrá bloquear el programa mediante una contraseña.

+ En cualquier momento puede cambiar la contraseña.

+ También puede dejar activa la opción «Bloquear al inicio» y el programa al abrirse solicitará la contraseña de desbloqueo. Sólo el administrador del programa podrá realizar cambios en esta opción.

+ Podrá crear copias de seguridad de todos los datos de la base de datos (registro de usuarios con todas sus fichas de usuarios, servicios, técnicos, ambas agendas).

+ Y restaurar copias de seguridad por si ocurre algún error. Por este motivo es recomendable que el programa realice las copias de seguridad diariamente. Puede programar en las opciones que el programa realice las copias de seguridad automáticamente.


Datos que puede almacenar en este programa

Registro de usuarios

Pestaña DATOS:

- Nombre del responsable (puede o no coincidir con el operador)
- Fecha del registro (cuando se creó la ficha)
- Número del registro
- Número de expediente
- Fotografía (imagen vinculada a la ficha del usuario)
- Nombre
- Apellidos
- Profesión
- Ocupación
- Demanda
- Lugar de nacimiento
- Fecha de nacimiento
- Género
- Nombres de los padres
- Permiso de residencia
- Persona de contacto
- Parentesco (madre, hermano, tutor, etc.)
- Documento de identidad
- Teléfono de contacto
- Teléfono celular
- Correo Electrónico
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- País
- Derivador por...
- Observaciones
- Situación familiar

Pestaña SEGUIMIENTOS

- Fecha del Seguimiento
- Seguimiento (descripción)
- Tipo de seguimiento (telefóno, personal, etc.)
- Historial de seguimientos

 

Pestaña SERVICIOS

- Tipo de servicio
- Fecha de inscripción
- Aula de servicio (donde se imparte o tiene lugar)
- Año de estudio
- Nivel de servicio
- Colegio
- Técnico, voluntario, etc.
- Observaciones de los servicios
- Historial de servicios recibidos

 

Pestaña DATOS DE NIVEL 3 (protegidos)

- Siete campos para introducir datos de nivel 3 asociados al usuario protegidos por contraseña.

 

Otras secciones del programa

SERVICIOS:

- Tipo de servicio
- Técnicos o encargados de este servicio
- Observaciones

OPERADORES:

- Nombre de operador del programa

- Contraseña de desbloqueo

- Autorizado o no para gestión de datos de nivel 3


TÉCNICOS, VOLUNTARIOS, ETC.:

- Nombre
- Apellidos
- Fecha de nacimiento
- Documento de identidad
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Estudios realizados
- Técnico de...
- Observaciones

AGENDA:

- Fecha de la cita programada
- Asunto
- Nombre y apellidos
- Documento
- Persona de contacto
- Teléfono de contaco
- Correo electrónico
- Observaciones


AGENDA DE SERVICIOS:

- Tipo de servicio
- Fecha de inicio
- Fecha final
- Fecha de inscripción
- Duración del curso
- Curso, año de estudio
- Días de reunión
- Hora de reunión
- Lugar de reunión
- Observaciones
- Asistentes al servicio
- Historial de servicios impartidos

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